Imprese ed enti pubblici sono preparati ad accogliere il nuovo regolamento sulla protezione dei dati personali?

Come forse molti sanno a partire dal 25 maggio 2018 è direttamente applicabile in tutti gli Stati membri il Regolamento Ue 2016/679, noto come GDPR (General Data Protection Regulation) – relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento e alla libera circolazione dei dati personali.

In estrema sintesi il GDPR:

introduce regole più chiare su informativa e consenso;
definisce i limiti al trattamento automatizzato dei dati personali;
pone le basi per l’esercizio di nuovi diritti;
stabilisce criteri rigorosi per il trasferimento degli stessi al di fuori dell’Ue;
fissa norme rigorose per i casi di data breach.

Le norme si applicano anche alle imprese situate fuori dall’Unione europea che offrono servizi o prodotti all’interno del mercato Ue. Tutte le aziende, ovunque stabilite, dovranno quindi rispettare le nuove regole. Imprese ed enti avranno più responsabilità e caso di inosservanza delle regole rischiano pesanti sanzioni.

Lo Sportello Unico

Per risolvere eventuali difficoltà è stato introdotto lo “sportello unico” (one stop shop), che semplificherà la gestione dei trattamenti e garantirà un approccio uniforme. Le imprese che operano in più Stati Ue potranno rivolgersi al Garante Privacy del Paese dove hanno la loro sede principale.

Portabilità dei dati

Nel Regolamento viene introdotto il diritto alla “portabilità” dei propri dati personali per trasferirli da un titolare del trattamentoa un altro. La norma fa eccezione nei casi i cui si tratta di dati contenuti in archivi di interesse pubblico, come ad esempio le anagrafi. In questo caso il diritto non potrà essere esercitato, così come è vietato il trasferimento di dati personaliverso Paesi extra Ue o organizzazioni internazionali che non rispondono agli standard di sicurezza in materia di tutela.

Il principio di “responsabilizzazione”

Vi sono altri importanti elementi di novità. E’, infatti, stata introdotta la responsabilizzazione dei titolari del trattamento (accountability) e un approccio che tenga in maggior considerazione i rischi che un determinato trattamento di dati personali può comportare per i diritti e le libertà degli interessati. Questo nuovo diritto faciliterà il passaggio da un provider di servizi all’altro, agevolando la creazione di nuovi servizi, in linea con la strategia del Mercato Unico Digitale.

Data breach

Il titolare del trattamento dovrà comunicare eventuali violazioni dei dati personali al Garante. Rispondere in modo efficace a un data breach richiede un approccio multidisciplinare ed integrato e una maggiore cooperazione a livello Ue. L’attuale approccio presenta numerose falle che vanno corrette. Non è semplice ma occorre farlo per non perdere l’occasione fornita dal GDPR. Il primo adempimento da porre in essere per le imprese italiane è senz’altro l’adozione del Registro dei trattamenti di dati personali, ma prima ancora che alle beghe burocratiche, l’azienda deve comprendere l’importanza e il valore dei dati, nonché agli ingenti danni economici legati a una perdita di informazione Se la violazione dei dati rappresenta una minaccia per i diritti e le libertà delle persone:

Il titolare dovrà informare in modo chiaro, semplice e immediato anche tutti gli interessati e offrire indicazioni su come intende limitare i danni;

Potrà decidere di non informare gli interessati se riterrà che la violazione non comporti un rischio elevato per i loro diritti oppure se dimostrerà di avere già adottato misure di sicurezza; oppure, infine, nell’eventualità in cui informare gli interessati potrebbe comportare uno sforzo sproporzionato al rischio. In questo ultimo caso è dovrà provvedere con una comunicazione pubblica;

L’Autorità Garante potrà comunque imporre al titolare del trattamento di informare gli interessati sulla base di una propria valutazione dei rischi correlati alla violazione commessa.

La figura del DPO (Data Protection Officer)

Non a caso è stata prevista la figura del “Responsabile della protezione dei dati” (Data ProtectionOfficer o DPO), incaricato di assicurare una gestione corretta dei dati personali nelle imprese e negli enti e individuato in funzione delle qualità professionali e della conoscenza specialistica della normativa e della prassi in materia di protezione dati.

Il Responsabile della protezione dei dati:

Riferisce direttamente al vertice,
E’indipendente, non riceve istruzioni per quanto riguarda l’esecuzione dei compiti;
Gli vengono attribuzione risorse umane e finanziarie adeguate alla mission.

In realtà persistono ancora troppi dubbi su cosa sia il DPO. E’ una figura rilevante, ma certamente non è il “centro” del sistema posto in essere dal GDPR, che nel nuovo ordinamento è sempre il Titolare del trattamento. Il DPO deve avere una specifica competenza “della normativa e delle prassi in materia di dati personali nonché delle norme e delle procedure amministrative che caratterizzano il settore”. È non meno importante però che abbia anche “qualità professionali adeguate alla complessità del compito da svolgere” e, specialmente con riferimento a settori delicati come quello della sanità, possa dimostrare di avere anche competenze specifiche rispetto ai tipi di trattamento posti in essere al titolare. E’ altrettanta importante l’autonomia decisionale e l’estraneità del DPO rispetto alla determinazione delle finalità e delle modalità del trattamento dei dati se si vuole restituire agli interessati quella sovranità sulla circolazione dei propri dati.